用工风险防范

　　企业用工风险防范需把好入职招录关、依法签订劳动合同、规范试用期与社保管理、完善工时与薪酬制度、妥善保管用工资料，通过建立全流程合规体系，有效规避劳动争议，降低用工成本与法律风险。

　　一、入职招录环节的风险防控

　　新入职员工应提供其与原单位解除、终止劳动合同的证明，以及其他能够证明该劳动者与任何单位不存在劳动关系的证据，并书面保证其在原单位工作期间无保密和竞业限制的约定。要求填写员工入职登记表，可在表里注明一列：员工本人确保所提供的资料真实性，一旦发现造假，所有责任由员工承担，与公司无关。

　　应当收集的应聘者资料还应当包括：个人简历、入职登记表、离职证明、五险一金材料、学历资格证明、体检证明、背景调查、无犯罪记录等。为避免因合同主体不适格导致劳动关系无效或者被解除，还应当让应聘者承诺：未被刑法判处禁业限制；未与其他用人单位签订保密或竞业限制协议；并审查应聘者是否是不具有工作许可的外国人。

　　二、劳动合同签订的合规要点

　　树立先订合同后用工的观念，最迟必须在用工之日起一个月内订立书面劳动合同。劳动合同期满后劳动者继续提供劳动的，应当续订劳动合同。劳动者拒不签订劳动合同的，应当书面通知其终止劳动关系，若继续用工且双方仍未订立劳动合同，将面临支付未签订书面劳动合同的二倍工资差额的风险。

　　应在法定期限完成书面劳动合同的当面签订，并建立职工名册备查。若采用电子签约方式，需确保系统符合《电子签名法》的相关规定，保证电子合同的法律效力。建立合同档案管理制度，实行纸质与电子双备份制度，确保劳动合同的妥善保管和便捷查询。设置合同预警机制，在合同到期前30天设置预警，提醒人力资源部门及时办理续签手续。

　　三、试用期与社保缴纳的规范管理

　　企业应依法确定试用期，并通过发送聘用函、在劳动合同中约定、在规章制度中规定等方式向劳动者公示录用条件。按照招录条件在试用期内做好考核工作，对不符合录用条件的劳动者可依法及时解除合同，否则超过试用期解除将支付更高的辞退成本。若以"不符合录用条件"解除合同，必须完整举证考核流程以及员工不符合条件的事实。

　　为劳动者缴纳社会保险是企业的法定义务。企业应当及时足额为劳动者缴纳社会保险，否则企业将可能面临向劳动者支付经济补偿金以及延期缴纳社会保险滞纳金的风险。企业与劳动者约定通过支付社保补贴代替缴纳社会保险，或劳动者单方承诺自愿放弃社会保险，此类约定或承诺违反国家强制性规定，均属无效。

　　建议企业在用工之日及时办理缴纳工伤保险的手续，避免出现短期劳动者受工伤无法由社保基金获赔的风险。在发现劳动者发生事故后应对其进行积极救治，并在治疗期内提供必要的护理。若发生事故时尚未缴纳工伤保险，应及时进行补缴，降低企业需自行赔付的金额。

　　四、工时制度与加班管理

　　我国实行的工时制包括：标准工时制、综合计算工时制、不定时工时制。企业在用工时应结合劳动者的工作情况准确约定工时制。实行标准工时制的，休息日工作的可以安排补休，不能补休的支付休息日加班工资，法定节假日加班应当支付加班工资，不能使用补休替代。实行综合计算工时制和不定时工时制的，应当进行行政审批，并在劳动合同中进行约定。

　　建立健全工作时间管理制度，明确标准工时和特殊工时的具体适用条件，确保所有加班行为都符合法律规定。在安排夜班或周末加班时，应优先考虑与员工签订书面协议。完善加班审批流程，建立规范的加班申请和批准机制，确保每一笔加班记录都有据可查。对于紧急情况下的加班安排，也应当在事后及时补办相关手续。

　　严格执行加班审批制度，确保所有加班均有据可查，并保存至少两年的考勤记录备查。将加班费作为独立项目列明在工资条中，确保员工能清晰了解加班费的计算方式和金额。优化绩效考核体系，避免通过提高工作强度或缩短完成任务的时间来实现KPI指标。

　　五、薪酬福利与工资支付

　　发放工资时，企业应提供工资清单，工资清单应包含支付劳动者工资的数额、工资组成、时间、领取者的姓名以及签字，并保存两年以上备查。用人单位应当知晓依法支付劳动者的劳动报酬系其基本义务，应当按支付周期及时足额支付劳动者劳动报酬，不要拖欠或随意克扣，也不要违反最低工资标准和同工同酬的规定。

　　用人单位加强日常管理应当尽量避免用扣减固定（基本）工资的方法，最好是按照绩效考核的办法根据绩效考核的结果浮动劳动者的绩效工资。企业需针对工资、加班工资、绩效工资、补贴、年终奖等各类待遇，在发放条件、方式、等级等方面构建系统完善的薪酬管理制度。

　　六、规章制度的制定与公示

　　合法有效的规章制度是用人单位规范内部管理的"法律"，是用人单位行使劳动用工管理权和劳动合同解除权的重要依据。用人单位规章制度必须完全具备"制定主体适格、制度内容合法、制定程序民主、履行公示告知"的法定要件。否则，适用规章制度解除劳动合同关系，将面临违法解除而依法应当向劳动者支付经济补偿赔偿金的法律风险。

　　严格按照法律规定制定一整套规范、严谨、细致的规章制度，特别是用人单位的请销假制度、加班或加班审批制度必须健全和完善。对于直接关乎劳动者切身利益的规章制度，其制定与修改必须遵循《中华人民共和国劳动合同法》规定的民主程序，包括制度的制定及公示告知环节。企业应留存经民主程序制定以及公示告知的相关证据。集团公司下属子公司在适用集团规章制度时，也需履行本公司的民主制定和公示程序。

　　七、用工资料保管与证据留存

　　企业要对劳动合同书、花名册、工资发放记录、考勤记录等用工资料进行妥善保存。在劳动争议诉讼中，若企业无法提供这些资料，根据"谁主张，谁举证"原则，企业可能承担举证不能的不利后果，比如可能被判支付劳动者未签合同双倍工资、加班工资等。

　　加强证据意识培训，定期对人力资源管理人员进行证据意识培训，提升其收集和留存证据的能力。利用数字化手段，采用电子文档、云存储等数字化手段保存证据材料，确保证据的完整性和可追溯性。

　　八、特殊用工形式管理

　　非全日制用工应严格遵守法定工时标准，即每日工作时间不超过4小时，每周累计不超过24小时。建议通过电子打卡系统实时记录并保存工时数据，确保操作可追溯。在工资发放单中须单独列示"非全日制用工报酬"项目，实现与全日制用工薪酬体系的清晰区分，防范用工性质混淆带来的法律风险。

　　退休人员已达到法定的退休年龄办理退休，不符合劳动关系的要求，就不能再签劳动合同。在明确劳务关系属性的同时，须同步落实两项合规要件：一是备案劳动者退休证明，二是在劳务协议中约定专项条款，明确"不构成劳动关系"及"医疗费用自理"等权利义务内容。需特别注意合规边界：应避免安排固定考勤或下达全职工作任务，否则可能因形成事实劳动关系而触发社保补缴等法律风险。